Di banyak perusahaan besar, pembelian printer dulu dianggap sebagai keputusan yang wajar: beli unit, pakai selama beberapa tahun, dan selesai.

Namun, dalam 3–5 tahun terakhir, tren ini berubah drastis. Banyak perusahaan enterprise di Indonesia kini justru berhenti membeli printer dan beralih ke rental printer atau Managed Print Service (MPS).

Mengapa perubahan ini terjadi?
Jawabannya lebih besar dari sekadar “hemat biaya”.

Perubahan Cara Pandang Perusahaan Modern Terhadap Pengelolaan Printer

1. Total Cost of Ownership (TCO) Jauh Lebih Mahal dari Harga Printer

Banyak perusahaan baru menyadari bahwa:

Harga printer hanyalah 15–20% dari total biaya kepemilikan.

Sisanya datang dari:

• Toner & consumable
• Sparepart dan service
• Downtime
• Teknisi internal
• Manajemen print yang tidak efisien
• Printer yang cepat usang

Karena itu, CFO dan CIO kini lebih memilih OPEX dari rental printer yang biayanya jelas dan dapat diprediksi.

2. Printer Sering Menjadi Sumber Kebocoran Anggaran

Di banyak perusahaan besar:

• Tidak ada kontrol berapa biaya cetak per orang/divisi
• Toner dibeli tanpa transparansi
• Maintenance dipanggil manual
• Penggunaan printer tidak tercatat dengan baik

Akibatnya:

• Pengeluaran membesar tanpa disadari
• Tidak ada visibility
• Tidak bisa audit

Dengan MPS:

• Semua pemakaian tercatat
• Ada dashboard monitoring
• Pengeluaran bisa diaudit
• Pemborosan dapat dipangkas

Bahkan, banyak klien Newton berhasil menghemat 20–45% dalam 90 hari pertama.

3. Downtime Printer = Kerugian Operasional

Ketika printer rusak:

• Tim operasional berhenti bekerja
• Dokumen tidak tercetak
• Approval terhambat
• Reputasi internal terganggu

Dan lebih sering:

Tidak ada teknisi yang bisa datang saat itu juga.

Dengan MPS dari Newton:

• Teknisi dipanggil otomatis
• SLA cepat
• Bisa langsung swap unit jika perlu
• Monitoring 24/7

Printer menjadi selalu siap kerja — kapan pun dibutuhkan.

4. Infrastruktur IT Harus Aman – Printer Kini Termasuk di Dalamnya

Printer kantor modern:

• Terhubung ke jaringan
• Menyimpan cache data cetak
• Menjadi pintu masuk serangan jika tidak diamankan

Tanpa pengamanan:

• Dokumen bisa diakses tanpa otorisasi
• Data karyawan & dokumen bisnis bocor
• Malware masuk lewat printer

Dengan MPS:

• Ada secure print
• Log cetak terekam
• Hak akses dikontrol per user/divisi
• Sistem keamanan enterprise-grade

Itulah mengapa CISO dan IT Manager kini mulai memasukkan printer ke roadmap keamanan IT perusahaan.

5. Pembelian Printer Sudah Tidak Lagi Relevan Secara Teknologi

Printer punya siklus teknologi:

• Setiap 2–3 tahun muncul fitur baru
• Standar keamanan meningkat
• Sistem integrasi berubah

Jika membeli printer, perusahaan harus menanggung risiko:

• Perangkat cepat usang
• Tidak kompatibel dengan sistem baru
• Tidak bisa upgrade tanpa beli lagi

Dengan rental printer:

• Perusahaan tinggal meng-upgrade kapan saja
• Tanpa biaya pembelian baru
• Tidak ada aset menganggur

6. Perusahaan Tidak Mau Lagi Mengurus Printer

Banyak eksekutif menyadari:

Urutan prioritas kerja:

1. Fokus bisnis utama

…

99. Mengurus printer

Mengurus:

• Toner habis
• Panggilan teknisi
• Servis unit
• Cek part rusak

Itu bukan lagi sesuatu yang ingin dilakukan tim internal.

Karena itu, urusan printer kini dialihkan ke vendor MPS agar perusahaan bisa fokus pada bisnis inti.

Kenapa Ini Terjadi Sekaligus di Banyak Perusahaan Besar?

Karena ketiga departemen kunci sepakat:

✔ CFO

Ingin biaya cetak transparan dan terukur.

✔ CIO / IT Manager

Menghendaki sistem yang aman & minim downtime.

✔ Operasional

Tidak ingin printer menghambat produktivitas.

Dampak Positif Setelah Beralih ke Rental Printer

Dengan Managed Print Service seperti Newton:

✔ Biaya Cetak Lebih Terprediksi

OPEX jelas per bulan, tanpa biaya tambahan yang mengejutkan.

✔ Tidak Ada Lagi Downtime Lama

Printer dipantau sistem otomatis & teknisi siap standby.

✔ Lebih Aman

Dengan:

• Secure print
• Audit log
• Access control

✔ Selalu Menggunakan Teknologi Terbaru

Upgrade kapan saja tanpa keluar biaya pembelian perangkat baru.

Contoh Kasus Nyata

Sebelum MPS:

• Klien menggunakan 29 printer sendiri
• Pemakaian tidak tercatat
• Toner terbuang
• Maintenance lambat

Setelah menggunakan Newton:

• Jumlah printer dikurangi menjadi 21
• Produktivitas naik 18%
• Biaya cetak turun 34% dalam 120 hari

FAQ – Kenapa Perusahaan Besar Tidak Lagi Membeli Printer?

Ingin Cek Berapa Biaya yang Bisa Dihemat?

Newton menyediakan:

• Konsultasi gratis
• Analisis biaya cetak tanpa komitmen
• Rekomendasi perangkat terbaik untuk kantor Anda

Kirim pesan ke 087 888 090 900
“Saya ingin analisa biaya cetak kantor.”

Tim kami akan bantu menghitung potensi penghematan — cepat, akurat, dan gratis.